La procédure de création d’un dossier s’articule autour de 4 documents principaux :

• L’offre de prime
• La commande
• La facture
• L’Attestation sur l’Honneur de fin de travaux

En fonction du type de travaux, d’autres documents peuvent être requis.

Les documents s’enchaînent logiquement dans le processus de réalisation des travaux.

6 niveaux de contrôle vont être effectués :

• Au niveau des documents injectés au fur et à mesure
• Au niveau de la conformité des documents entre eux à la réception de l’attestation sur l’honneur
• La validation opérateur, correspondant à la première validation de l’ensemble du dossier, effectuée par une opératrice
• La validation manager
• Validation finale
• Validation PNCEE

De plus, il est possible qu’un contrôle soit réalisé sur les travaux que vous avez effectués chez vous.

Lien vers la fiche : Contrôles obligatoires.

L’encodage des dossiers se fera via notre plateforme informatique accessible en ligne, où vous aurez votre Espace Client/Installateur dédié.

Vous pourrez apprécier la simplicité et l’efficacité de notre outil. De plus, une de nos opératrices vous accompagnera tout au long du processus afin de s'assurer que votre dossier soit conforme et complet. 

Réalisation d’une simulation

Afin de savoir quel montant vous sera accordé, rien de plus simple, contacter nous en nous expliquant les travaux que vous comptez réaliser, nous vous poserons  quelques questions simples, et vous pourrez connaitre le montant que vous obtiendrez pour vos travaux.

Vous pouvez nous contacter librement, cette simulation d'offre de prime est gratuite et ne vous engage à rien. 

Si vous souhaitez obtenir cette prime pour de futurs travaux, vous nous demanderez cette offre de prime.

Offre de prime

Suite à la simulation précédemment réalisée, une offre de prime vous sera envoyée par mail.

Cette offre est la preuve de notre Rôle Actif et Incitatif (RAI) au sein du processus des certificats d’économie d’énergie (CEE) pour la réalisation de travaux.

L’offre devra être validée et signée avant toute acceptation de devis, bon de commande ou versement d’un acompte.

Vous aurez la possibilité de la signer manuellement ou électroniquement via un code envoyé sur votre téléphone et de l’injecter à votre espace.

Au cours de cette étape, vous serez invités à encoder vos informations fiscales, si vous vous inscrivez en tant qu’individu. Nous vous conseillons de les encoder à ce moment précis, ce qui nous permettra de connaître votre niveau d’éligibilité et de recevoir automatiquement le montant d'offre de prime ajusté à votre niveau fiscal.

Dès que vous avez accepté l’offre de financement, vous recevrez un guide sur mesure vous aidant dans les points importants à suivre pour votre projet. Et n’oubliez pas, que si vous avez la moindre question, notre équipe est là pour vous aider.

Installateur

Le choix de votre installateur est primordial pour votre dossier, si vous n’en avez pas, nous pouvons vous aider à en trouver un.

Une fois le choix fait, vous nous mentionnez votre installeur et nous contrôlons ses qualifications (RGE par exemple) en fonction de la nature de votre projet.

Lorsqu'un premier contact est établi, nous lui envoyons le guide technique de votre projet pour lui rappeler les points importants à respecter.

La pré-visite – Travaux d’isolations

Dans le cas de travaux d’isolation, une pré-visite technique devra obligatoirement être réalisée par l’installateur.

La date de pré-visite sera mentionnée sur votre devis ainsi que sur la facture.

Documents annexes

Afin de rendre votre dossier plus robuste, nous vous demanderons de joindre différents documents en annexes.

• Une photo recto verso de votre carte d’identité.
• Le justificatif cadastre, c’est-à-dire une capture d’écran de votre habitation avec sa surface sur le géo portail (https://www.geoportail.gouv.fr/)
• Des photos pré chantier.
• Des documents techniques, tels que la fiche technique du matériel installé pour certains types de travaux comme les poêles à bois par exemple.
• Dans le cas où l’adresse de l’attestation de précarité du bénéficiaire est différente de celle du lieu des travaux, une attestation de déménagement devra être remplie. Elle est disponible sur le logiciel.

Indiquer les dates estimées des travaux

Vous devrez indiquer dans votre dossier les dates de début et de fin des travaux.

Ces dates sont données à titre indicatif mais la date de fin déclenche les derniers documents (AH). C’est pourquoi, elles doivent se rapprocher au plus de la réalité.

Réalisation du devis / commande

Ce document sert de support lors du passage de la commande des travaux.

Nous vous conseillons d’y indiquer les mentions d’éligibilité obligatoire au type de travaux réalisés, afin de faciliter la rédaction de votre future facture.  Ces mentions d’éligibilités obligatoire se trouvent sur les fiches BAR-EN-… ou BAR-TH-… sur le site du gouvernement. Nous pouvons vous les fournir sur demande bien sûr.

Le devis devra mentionner les informations suivantes :

• « Bon pour accord »
• Date
• Signature

Ces mentions devront être écrites de manière manuscrite par le client et avec un stylo identique pour les trois.

Vous devrez ensuite injecter ce document sur la plateforme dans le dossier adéquat afin qu’il soit vérifié par nos services et que l’on puisse poursuivre le processus.

Veillez à faire attention que le document ne peut être daté antérieurement à l’offre de prime.

Établissement de la facture & photos

Une fois le devis signé et les travaux réalisés, la facture peut être établie. Celle-ci reprendra les mentions éligibles obligatoires à l’opération réalisée. Cette facture est de manière générale, assez similaire au devis signé. 

Donc, une fois les travaux terminés, vous pourrez injecter votre facture au sein de notre plateforme.

Nous vous demanderons également d’injecter à votre dossier un minimum de 3 photos post chantier, afin de nous permettre de constater la réalisation des travaux.

Établissement d’une Attestation sur l’Honneur

A la date de fin des travaux déterminée précédemment, votre installateur recevra par mail un questionnaire technique permettant d’établir une Attestation sur l’Honneur.

Ce document attestera de la bonne mise en œuvre des travaux.

Le questionnaire sera à compléter avec soin. Les informations introduites devront être conformes aux éléments introduits durant la procédure et devront correspondre avec exactitude à la facture.

Les erreurs d’encodage à cette étape sont une cause fréquente de retard dans la validation de dossier et donc du règlement des primes.

Ce document devra être signé et daté manuellement par votre installateur et par vous-même.

Remarquons, qu’aucun ajout manuscrit, hormis les signatures datées, ne sera autorisé sur ce document.

Renvoi des originaux

Une fois tous les documents injectés dans le système et après avoir été analysés une première fois, nous vous demanderons de nous envoyer les originaux. C’est-à-dire, l’ensemble des documents composant le dossier, par envoi postal.

Contrôle par un opérateur

Le contrôle opérateur s’effectue quand l’ensemble des documents constituant le dossier a bien été injecté. Une fois tout le dossier en ligne, l'opérateur procédera à sa validation.

Validation des originaux

Pour que votre dossier soit complet, vous devrez nous envoyer l’ensemble des documents originaux par voie postale à notre siège administratif :

ARTIS ENERGIES
Boulevard de l’Europe, 48
59600 MAUBEUGE
FRANCE

Notre équipe se chargera de comparer ces documents à ceux présent sur la plateforme.

Control Manager

Une fois les originaux reçus et validés par l’opérateur, le dossier est analysé par une deuxième personne. Cette étape s’effectue dans un délai de 24 à 48 heures.

Validation finale avant dépôt au Ministère

Cette validation est effectuée par nos responsables administratifs dans un délai de maximum 96h (4 jours ouvrables) après l'étape Control Manager.

Une fois cette étape validée, nous réaliserons le paiement de la prime CEE dans un délai maximum de 15 jours ouvrables.